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為他人傳達電話和留言的禮儀

來源::未知 | 作者:小陳 | 本文 已影響

別人傳遞給你電話留言,你希望知道的,是何時與何人打過這通電話給你。當然,如果還能知道什么事、何地或何故,對你更有幫助。當為他人傳達電話留言時,自然應該取得這些資訊。當你確定自己能做到這幾點時,你就展現出良好的商業禮儀。

  精確,記下來電者的全名,確定無誤,抄下對方電話號碼,如果可能的話,也問及對方便于回電的時刻。

  即時,盡速傳達訊息,告訴同事有人來電。但僅把字條擱在他辦公桌上,別以為他便會立刻留意到它。

  在電話訪客方面,也要讓他安心,告訴他只要同事有空或回到公司,你一定馬上把留言交給他。提供來電者資訊時,要刻意維持自己的專業姿態。你可以說,你這位同事去參加研討會,要到傍晚才會回到公司?墒悄阍龠M一步討論到研討會的主題,地點,甚至主動提供細節,恐怕就欠妥當了。你不認識對方,多說無益,甚而禍從口出,可能會為你的同事帶來困擾。此處,就要運用那四個字口訣了:禮貌 Bepolite 、友善 Befriendly 、專業 BeprofessiOnal、謹慎 Be cautious。

  順便一提,另外還有一個也應該牢牢記。阂谢貞 Be responsive;溝通的悲劇在于缺乏回應。此處提到的是一般通訊,你若答應回電或回信,就要履行自己的承諾。不回信和不回電就表示其人的教養不夠。

 


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